Fast seit der Organisation der Kirche im Jahre 1830 hatten Sekretäre den göttlichen Auftrag, die heilige Verantwortung für die Berichtführung zu tragen. Obwohl Pfahlpräsidenten und Bischöfe die Gesamtverantwortung für die Berichtführung in ihren Pfählen und Gemeinden tragen, haben Sekretäre den Auftrag die Anlegung und Führung von Mitglieds-, historischen und Finanzberichten zu überwachen. Sekretäre sind von Pfahlpräsidenten berufene Laienmitglieder der Kirche, die ehrenamtlich zwischen drei bis zehn Stunden pro Woche in einem Pfahl oder einer Gemeinde dienen. Die meisten dienen zwei bis drei Jahre, aber einige haben sogar dreißig Jahre lang verschiedene Sekretärsfunktionen erfüllt.
HLT-Schriften sprechen über die Berufung von Sekretären und der Wichtigkeit Verordnungen und andere wichtige Ereignisse in der Kirche und im Leben der Mitglieder schriftlich festzuhalten: „Dem Schriftführer des Herrn, der von ihm bestimmt worden ist, obliegt es, die Geschichte der Kirche zu schreiben und einen allgemeinen Bericht zu führen über alles, was in Zion vorgeht, und über alle diejenigen, die Eigentum weihen und vom Bischof rechtsgültig Erbteile empfangen; auch über ihre Lebensweise, ihren Glauben und ihre Werke“ [LuB 85:1-2].
Sekretäre verzeichnen Verordnungen für sowohl die Lebenden als auch die Toten, Zehnten und Abgaben und Protokolle von Kirchenversammlungen und historischen Ereignissen. Sie sollen beim Informationensammeln und Berichten von Details akkurat und gründlich sein. Sie müssen strenge Vertraulichkeit wahren und das Recht auf Achtung der Privatsphäre der Kirchenmitglieder schützen, weil sie persönliche und vertrauliche Informationen über sie besitzen.
Der Pfahlsekretär und Hilfspfahlsekretäre führen berichtführende Aktivitäten auf Pfahlebene aus und werden oft eingeladen, die Schulung und Arbeit der Gemeindesekretäre zu beaufsichtigen. Der Gemeindesekretär und seine Hilfssekretäre tragen die Verantwortung dafür, den Großteil der statistischen Daten in Bezug auf Mitglieder zu sammeln, die es der Kirche ermöglichen, angemessen zu funktionieren.
Um akkurate und vollständige Kirchenberichte sicherzustellen, koordinieren Sekretäre das Sammeln von Informationen, schulen Hilfssekretäre, beaufsichtigen die Berichtführung und stellen sicher, dass angemessene Finanzkontrollen und Verfahrensweisen befolgt werden. Sie stellen auch die Übereinstimmung mit Prüfungsbefunden sicher und überwachen den Gebrauch und die Unterstützung von Computerinformationssystemen. Sekretäre führen die Finanzberichte, sie halten die Ausgaben zur Unterstützung von Kirchenprogrammen fest und ermöglichen es Bischöfen, Mitgliedern Informationen über ihre persönlichen Zehnten und Abgaben zu liefern.
Sekretäre führen Mitgliedsscheine, die demographische Informationen und Veordnungsinformationen für jedes Mitglied enthalten. Sie verzeichnen die Teilnahme von Mitgliedern in einigen Kirchenversammlungen. Pfahl- und Gemeindepriestertumsführer benutzen diese Information, um Mitgliedern bei der Vorbereitung zu helfen, die Verordnungen und Bündnisse des Evangeliums zu empfangen. Die moderne Technologie hat die Berichtführung in der Kirche vereinfacht. Die meisten Pfahl- und Gemeindesekretäre in den Vereinigten Staaten und Kanada, und neuerdings in praktisch allen Teilen der Welt, benutzen Computersysteme, mit deren Hilfe sich schnell Informationen für Pfahlpräsidenten und Bischöfe vorbereiten und Informationen an den Kirchenhauptsitz senden lassen.
JEFFREY C. BATESON
